Usar datos variables en Illustrator (Parte I)

Logro:

 Usar un archivo de hoja de cálculo (Google Drive) y convertir usando una base de datos en formato *.csv para la elaboración de volantes en el programa Adobe Ilustrator para impresión y exportarlos a PDF. 

Tema:

• Arte final en Illustrator
• Código Script
• Archivos en CSV
• Panel de Variables

Descripción: Si queremos preparar un diseño para varias decenas o centenares de usuarios, cambiando para cada uno de ellos su nombre y datos personales, sólo hay dos maneras de hacerlo: A mano o automáticamente, como se hacen con las cartas personalizadas los programas de ofimática, mediante lo que se llama fusiones de correos (mail-merge). Adobe Illustrator es capaz de automatizar la creación de documentos personalizados como tarjetas de visita, carnets, volantes o diplomas.

Creación de la plantilla

1. Creamos nuestro original de Illustrator teniendo cuidado de dejar como texto aquellas zonas en las que vayan a ir nuestros datos variables. Además, si los textos que van a ir en una zona pueden tener largos muy distintos, es buena idea tener en cuenta la posibilidad de que en unos casos hagan más líneas que en otros, por lo que conviene colocar los textos dentro de una caja y no simplemente en un trazado.

2. En un sencillo ejemplo, podemos ver cómo sería un vale de compra para promocionar la venta relojes de alta gama en un formato 90 mm. × 50 mm. Abra el archivo Matriz arte final panol de impresión estudiante.ait

Insertando imágenes

3. Ahora insertaremos las imágenes en mapa de bits (*.tiff) y vectoriales (*.eps) en CYMK en el arte final. Esta primera imagen se insertará en la capa Fondo, como se aprecia en la imagen.

4. Primero insertaremos la imagen principal en el volante, utilizaremos para la muestra la img_01.tif (en la carpeta imagen) , es importante que este activado la opción Vínculo (Link) como se muestra en la figura.

5. Al insertar la imagen ubique el objeto en las coordenadas (usando el panel Transformar) y las dimensiones en ancho y alto.

6. Ahora inserte la segunda imagen vectorial en formato *.eps

7. Vaya a la carpeta logos y seleccione el archivo alpina.eps, de igual manera activando la opción Vincular (Link)

8. Ubique el logotipo en las coordenadas y con el ancho y alto indicado en el panel de Transformación.

9. Ahora coloque la tercera imagen que es un archivo en mapa de bits (blanco y negro)

10. Seleccionamos la imagen qr-01.tif , no olvide active la función Vincular (Link) 

11. Ubique la imagen en las siguientes coordenadas y con el ancho correspondiente indicado en el panel de Transformación

Insertar texto en el arte final

12. Abra el siguiente enlace:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1mPvqHhvnh962SLmoqs7jRGQAvzsrCxbcGyAD7N4J4Ls/edit?usp=sharing

Y copie el texto de la primera celda del texto

13. Vuelva al archivo Illustrator y con la herramienta Texto trace una caja como se aprecia en la figura (que ocupe todo el ancho mostrado en la figura) , debajo de la imagen QR y pegue el texto con las siguientes propiedades indicado en el panel Carácter.

14. Vuelva al documento de Google y copie la información de la segunda columna.

15. Trace una nueva caja de texto, asigna las propiedades indicadas en el panel de Carácter, la caja de texto debe ocupar el ancho mostrado en la imagen y ojo este debe tener el alto para que pueda ingresar dos (2)líneas de texto.

16. Vuelva al documento de Google y copie la información de la tercera columna

17. Trace una nueva caja de texto debajo de la segunda caja de texto, pegue el texto y asigne las propiedades de texto indicados en el panel de Carácter.

18. Volvemos finalmente al documento de Google y copie la información de la cuarta columna

19. Trace una nueva caja de texto y pegue la información, asigne las siguientes propiedades de texto indicado en el panel de Carácter.

20. Rote la caja de texto a 90 grados y mueva la caja de texto en la siguiente coordenada, debe tomar en cuenta en ancho y ancho de la caja de texto.

21. Al terminar la ubicación de los textos y de las imágenes guarde el archivo.

22. Guarde el arte final con su Apellido dentro de una carpeta a la que llamaremos DATA 

23. Esta carpeta debe tener guardado las carpetas: imagen, logos y qr.

 Definición de variables

24. Ahora vamos a convertir algunos de los textos en textos dinámicos, es decir, variables que podrán ir cargándose desde una lista si se hacen las operaciones adecuadas. Para la selección del material (texto e imágenes) utilizaremos un código Scritps.

25. Seleccionaremos el archivo Variable Importer.jsx, descargado de la plataforma Canvas

26. Se abrirá un panel de donde insertaremos el archivo en CSV

Todo lo que necesita para combinar datos es un archivo de origen de datos y un documento de destino. 

• El archivo de origen de datos contiene la información que varía en cada versión del documento de destino, como los nombres, las fotografías y las direcciones de los destinatarios de un formulario de carta. Un archivo de origen de datos puede ser un archivo delimitado por comas (.csv) o de lenguaje de marcado extensible (.xml). 
• El documento de destino es un documento de Illustrator que contiene la ilustración de base para utilizarla como plantilla. Este documento puede contener el marcador de posición de campo de datos y los elementos que se mantienen igual en cada versión del documento combinado.

27. Ahora abra la hoja de cálculo de Google: 

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1mPvqHhvnh962SLmoqs7jRGQAvzsrCxbcGyAD7N4J4Ls/edit?usp=sharing

Como se aprecia en el campo de datos en la primera fila de la hoja de cálculo tiene:

• Al comienzo del nombre del campo de datos tiene un “arroba” (@) esto sirve para introducir texto o rutas que hagan referencia a archivos de imágenes. El símbolo @ es necesario solo en la primera línea; y como se aprecia en las líneas posteriores están incluidas las rutas de acceso a las imágenes.
• De manera similar, en la columna final de la lista, se encuentra al comienzo del nombre del campo de datos, un símbolo de “almohadilla” (#) para la ver si el objeto es visible u oculto.
• Podemos también poner un “símbolo de porcentaje” (%) para los gráficos, pero en este ejercicio no lo requerimos.

28. Ahora descargaremos la hoja de cálculo de Google a un formato *.CSV, menú principal: Archivo> Descargar>Valores separados por comas(.csv, hoja actual). Las variantes del formato *.CSV son meras listas de registros separados por retornos de carro que llevan sus valores separados por comas o tabuladores.

29. Guarde el archivo con la extensión*.csv, dentro de la carpeta DATA, con el nombre de Lista de relojes ESTUDIANTE

30. Vuelva al Illustrator y en el panel de VariableImporter.jsx, presione el botón de Elegir archivos de datos (Choose Data Files)

31. Seleccione el archivo Lista de relojes ESTUDIANTE.csv, presione el botón abrir.

32. Como se aprecia en la imagen las columnas de texto de las hojas de calculo lo ha identificado con tres tipos de función, Texto Imagen y Visibilidad, ahora vincularemos las imágenes (el icono imagen) a las carpetas donde se encuentra agrupadas las imágenes, comenzaremos con la Variable Fondo, damos clic sobre la línea del URL

33. Aparecerá el panel de la Variable 5 (Fondo) 

34. Damos clic sobre Elegir carpeta (Choose Folder) y busque la carpeta imagen que se encuentra dentro de la capeta DATA

35. Cuando se haya localizado la ubicación de la carpeta de trabajo, cierre el panel de la Variable 5, dando OK.

36. Realice el mismo procedimiento ahora sobre la Variable QR, de igual manera proceda activar la zona URL para buscar la carpeta.

37. En el panel de la Variable 6 presione el botón Elegir carpeta (Choose Folder) y seleccione la carpeta qr

38. Con la carpeta enlazada cierre el panel.

39. Continúe con la Variable Logos, active la sección de URL 

40. Ahora busque la carpeta logos.

41. Solo realizaremos estas tres conexiones que se encuentran en la capeta DATA. Ahora cierre el panel dado clic en el botón Import Variables

42. Cierre los cuadros de dialogo que aparecerá después de cerrar el panel VariablesImporter

Panel Variables

Se puede acceder a la función de combinación de datos desde el panel Variables de Illustrator (Ventana > Variables). El tipo y el nombre de cada variable del documento aparecerán en el panel. Si la variable se encuentra vinculada a un objeto, la columna Objetos mostrará el nombre del objeto vinculado tal como aparece en el panel Capas. Puede ordenar las filas haciendo clic en los elementos de la barra de cabecera: por nombre de variable, por nombre de objeto o por tipo de variable.

43. Ahora abra el panel Variables. Menú principal: Window>Variables

Partes del panel Variables

1. A. Conjunto de datos 
2. B. Menú del panel
3. C. Cambio entre conjuntos de datos 
4. D. Nombre del objeto vinculado 
5. E. Nombre de la variable 
6. F. Tipo de variable 
7. G. Bloquear variables 
8. H. Hacer dinámico el objeto 
9. I. Hacer dinámica la visibilidad 
10. J. Desvincular variables 
11. K. Creación de variables 
12. L. Eliminación de variables

44. Ahora con el panel de Variable abierto, verificamos que las variables importados desde el Script VariableImporter.jsx, se encuentran en lista y con los iconos de texto, imágenes y visualización. En la siguiente imagen se aprecia el conjunto de 30 datos que corresponde a lista completa de la hoja de cálculo de Google.

Hacer dinámico el objeto Texto

45. Comenzamos seleccionado el texto FA 2014 (con la herramienta Texto), y lo convertiremos en un objeto dinámico.

46. Para eso seleccionamos en el panel de Variables y asignaremos la variable Producto sobre el texto seleccionado, presionado el botón Hacer dinámico el objeto, vemos el resultado del cambio al observar que el texto se agrega en la columna Objeto.

47. Seguimos con la segunda caja de texto como se aprecia en la figura ahora se activará para esta información la Variable Descripción

48. Ahora de nuevo presionaremos el botón Hacer dinámico el objeto, se verificará si esta activado cuando se aprecie que parte de texto seleccionado aparece en la columna de Objeto (Objects).

49. De la misma manera, seleccionaremos la tercera caja de texto con la herramienta Texto y presionamos el botón Hacer dinámico el objeto. 

50. Y este se agregará parte del texto en el campo del Nombre del objeto vinculado, como se aprecia en la imagen.

51. Seleccionamos el precio de reloj en el texto en el arte final y activamos la variable Precio en el Panel de Variables.

52. Presionamos el botón Hacer dinámico el objeto, en la parte inferior del Panel de Variables. Y aparecerá en la columna Objeto el texto de referencia, indicando que esta enlazado con la información del Conjunto de datos.

Enlazar imágenes en el panel de Vínculos

53. Ahora seleccionaremos la imagen más grande y la vincularemos con la Variable Fondo, presionado el botón Hacer dinámico el objeto.

54. Para verificar que la imagen esta activado revise el campo de Objeto que se encuentra vinculado la imagen img_01.tif.

55. Seguimos el mismo procedimiento con la imagen vectorial.

56. En este caso no aparecerá el nombre de la imagen sino la función <Linked File>

57. Finalmente repetiremos el procedimiento con la Variable QR, en donde seleccionamos la imagen en la mesa de trabajo del Illustrator y presionamos el botón Hacer dinámico el objeto, para que en la lista de Objetos aparezca la imagen con el nombre de qr-01.tif

Visualizar u ocultar objetos en Illustrator

58. En la hoja de cálculo de Google en la última columna en la primera fila aparece símbolo de “almohadilla” (#) junto con la palabra “solo” y en la columna aparece la función: TRUE que sirven para visualizar el objeto (el vector, texto o imagen) en la mesa de trabajo del Illustrator y la función FALSE, para ocultarlo.

59. Ahora con la herramienta Selección activado y el objeto agrupado seleccionado, presionamos el botón Hacer dinámica la visibilidad, sobre la lista de la Variable: solo.

60. Como podemos apreciar, el objeto vectorial se agrega en la lista de Objeto (Objects) con el identificador <Group>

Realizar pruebas de visualización

61. Para visualizar los efectos realizados con el panel Variables realizaremos cambios en el campo Conjunto de datos (Data Set) revisando algunos números de la lista y verificando los cambios de información en el arte final.

62. Aquí estamos el en campo Record-2 y verificamos los cambios de información y la desaparición del objeto con -25%

63. Aquí estamos el en campo Record-3 y verificamos los cambios de información y la desaparición del objeto con -25%

64. Aquí estamos en el campo Record-4 y verificamos los cambios de información y aquí aparece el objeto con -25%

65. Podemos seguir revisando hasta llegar al Record-30 y verificar los cambios de información y la desaparición del objeto con -25%

Exportación a PDF

Enhorabuena. Ya tienes los datos vinculados, la parte más difícil. Ahora viene lo fácil: Crear los documentos individuales de las tarjetas, una por cada registro de datos o persona que trabaja en la empresa.

66. Los vamos a exportar como PDF/X-4:2010, preparados para imprenta. La operación tiene dos pasos: El primero es crear una acción de Illustrator para grabar un PDF de ese tipo. El segundo es ejecutar esa acción con un “Lote” (Batch) invocando el uso de datos dinámicos:

Crear una Acción en Adobe Illustrator

67. El panel acciones de Illustrator tiene las mismas funciones que el panel Acciones de Photoshop. Aquí crearemos una acción que simplemente guarde el archivo como PDF con las especificaciones que nos convengan. Abrimos el menú “Ventana>Acciones”

68. En el submenú lateral izquierdo, seleccionamos la opción "Nuevo grupo” de acciones.

69. En el submenú lateral izquierdo, seleccionamos la opción "Acción nueva" con el nombre de PDF/-4:2010 y apretamos el botón “Grabar” (Record).

70. DETENEMOS LA GRABACIÓN (1) y verificamos que el procedimiento de conversión del documento a PDF este comenzando con el Documento 1 (Record-1) como se aprecia en la figura.

71. Cuando esto este hecho, volvemos a presionar el botón Grabar en el panel Acciones, y luego procedemos a grabar la acción: ir al menú: Archivo – Guardar como. 

72. Elegimos “Adobe PDF” y en "Ajuste preestablecido de Adobe PDF", 

73. Optamos por valor "PDF/X-4:2008" —si estamos usando Illustrator CC, la opción real del subestándar PDF/X será  PDF/X-4:2010, por cierto.

74. Terminado la conversión del archivo a PDF DETENEMOS LA GRABACIÓN.

Convertir el lote de la lista de la hoja de calculo

Ahora vamos a guardar todos los documentos individuales como PDF/X de una sola tacada. Da igual si la lista incluía 30 u 800 vales, se crearán 30 u 800 PDF, uno por cada uno de los vales con los datos personalizados de los productos que ofreceremos.

75. En el submenú lateral izquierdo de la paleta de “Acciones”, vamos a la opción “Lote” (Batch). Allí se ejecutará la acción que pidamos.

Configurar el panel de Lote (Bach)

76. En el cuadro de diálogo siguiente, elegimos la acción “Guardar como PDF/X-4”, que acabamos de crear. En "Origen" (Source), marcamos “Conjunto de datos” (Data Set). En “Destino”(Destination), seleccionamos “Ninguno” (None) y en “Elegir” (Choose), seleccionamos el directorio donde queremos guardar los PDF terminados. En nombre de archivo elegimos la opción que nos convenga más —si es un gran número de datos, “Archivo+número” (File+ Number) es posiblemente la mejor opción. No marcamos nada más ya que la opción “Detener si hay errores” (Stop for Errors) es buena —si queremos que se registren los errores en un archivo, elegimos esa opción e indicamos un nombre para el archivo de registro de errores.

77. Creamos una Nueva carpeta para guardar los 30 archivos en formato PDF

78. Ya está terminado. Cada uno de los PDF contiene una tarjeta personalizada lista para su impresión. Es posible que haya un pequeño defecto que tiene esta ejecución por lote es posible que no añade la extensión PDF a los archivos creados, por lo que una vez terminada el proceso habrá que proceder al renombrado masivo de los archivos para añadir la extensión PDF. Nada que un viejo comando Rename “*.* *.pdf” no pueda ejecutar. 

79. Revise la carpeta PDF verifique que se encuentran los 30 archivos en PDFs