USO DE ACCIONES

Resumen de la lección

En esta lección, harás lo siguiente:

• Ejecutar una acción (Acrobat Pro).
• Crear una acción.
• Crear un paso de instrucción para una acción.
• Configurar opciones en los pasos para que el usuario no necesite proporcionar información.
• Solicitar información al usuario en pasos específicos.
• Compartir una acción.

Esta lección tomará aproximadamente 45 minutos para completarse.

Sobre las acciones

En Adobe Acrobat X Pro, puedes utilizar acciones para automatizar tareas de múltiples pasos y compartir procesos con otros usuarios. Una acción es una colección de pasos: algunos pasos, como agregar etiquetas a un documento, pueden realizarse automáticamente por Acrobat. Otros pasos, como eliminar información oculta, requieren que el usuario indique qué información eliminar o agregar, o qué configuraciones utilizar. Hay pasos, como añadir marcadores, que no pueden automatizarse porque requieren juicio humano para crear y nombrar los marcadores; en esos casos, una acción incluye instrucciones para que el usuario realice el paso necesario antes de que la acción continúe.

Acrobat Pro incluye varias acciones en el panel del Asistente de Acciones. Puedes usar estas acciones para realizar tareas comunes, como preparar documentos para distribución o crear archivos PDF accesibles. También puedes crear tus propias acciones, ensamblando los pasos en el orden que mejor funcione para tu proceso e incluyendo pasos informativos donde sea apropiado para las personas que utilizarán cada acción.

Las acciones que contienen pasos automatizados son especialmente útiles para tareas que realizas con frecuencia. En general, las acciones son prácticas para tareas que realizas con menos frecuencia pero que requieren los mismos pasos cada vez. Al usar acciones, puedes asegurarte de que los pasos críticos se incluyan en el proceso.

Uso de acciones predefinidas

Para utilizar una acción, selecciónala en el panel del Asistente de Acciones en el panel de Herramientas. Para practicar el uso de acciones, utilizarás la acción "Preparar para Distribución" para preparar un documento antes de publicarlo en un sitio web externo.

• En Acrobat Pro, elige Archivo > Abrir. Selecciona Aquo_CEO.pdf y haz clic en Abrir.
• El documento Aquo_CEO.pdf es una biografía del director ejecutivo de una empresa ficticia de bebidas.
• Haz clic en Herramientas para abrir el panel de Herramientas, y luego haz clic en Asistente de Acciones para abrir su panel.
• Selecciona "Preparar para Distribución" en el área de Acciones del panel.

Ventana de inicio de la acción

La ventana de inicio de la acción aparece. Esta ventana describe la acción, lista sus pasos, informa si la acción comienza con un documento abierto o no, y detalla cómo se debe guardar el documento modificado.

• Revisa la descripción y los pasos de esta acción. Cuando hayas leído la información, haz clic en "Siguiente" para proceder al primer paso.

Aparecerá el cuadro de diálogo "Agregar encabezado y pie de página", ya que el primer paso de esta acción es agregar un encabezado y un pie de página al documento.

• En el cuadro de diálogo "Agregar encabezado y pie de página", haz clic en un punto de inserción en el cuadro de texto del encabezado central, y luego escribe "Aquo Corporate Information". Haz clic en "Aceptar" para agregar el encabezado y cerrar el cuadro de diálogo.
• En el cuadro de diálogo "Agregar marca de agua", haz clic en un punto de inserción en el cuadro de texto. Luego escribe "Copyright Aquo 2011". Selecciona "20" para el tamaño de la fuente y establece la opacidad en "25%". En el área de Posición del cuadro de diálogo, ingresa "1 punto" para la distancia vertical y elige "Inferior" en el menú "Desde" para la distancia vertical. Luego elige "Derecha" en el menú "Desde" para la distancia horizontal. La marca de agua debería aparecer en la esquina inferior derecha del documento en el panel de vista previa. Haz clic en "Aceptar" para aceptar la marca de agua.

El tercer paso de la acción es agregar marcadores. Sin embargo, este es un documento de una sola página, por lo que no requiere marcadores.

• Haz clic en "Siguiente paso" en la ventana de instrucciones en la parte inferior de la pantalla de la aplicación.
• Haz clic en “Aceptar” en el cuadro de diálogo "Eliminar información oculta" para aceptar las selecciones predeterminadas.
• En el cuadro de diálogo “Guardar como”, nombra el documento “Aquo_CEO_dist.pdf” y haz clic en “Guardar”.
• Haz clic en "Cerrar" en el cuadro de diálogo "Preparar para distribución", que informa que la acción se ha completado y muestra el nombre y la ubicación del archivo guardado.
• Cierra el documento.

Crear una acción

Puedes crear tus propias acciones, ensamblando pasos de Acrobat y pasos instructivos para automatizar un proceso o hacerlo más consistente. Antes de crear una acción, considera los pasos involucrados y el orden lógico de esos pasos. Por ejemplo, cifrar un documento con protección por contraseña o guardarlo con funciones extendidas de Reader deben ser de los últimos pasos en la acción.

Vas a crear una acción para ensamblar una presentación multimedia en Acrobat X Pro. Los pasos que utilizarás para crear una presentación multimedia son combinar archivos, agregar un encabezado o pie de página para vincular visualmente las páginas entre sí, agregar archivos de video, crear transiciones de página, configurar el archivo para abrirse en modo de pantalla completa, y luego agregar una contraseña al documento para evitar que otros realicen cambios.

• En Acrobat, elige Archivo > Asistente de Acciones > Crear Nueva Acción.
• En el cuadro de diálogo "Crear nueva acción", elige "Combinar archivos en un solo PDF" del menú "Comenzar con".

Puedes aplicar una acción a un archivo abierto, solicitar al usuario que seleccione un archivo o carpeta, requerir que el usuario escanee un documento, preguntar al usuario cómo aplicar la acción o comenzar combinando múltiples archivos. Las presentaciones a menudo incluyen varios tipos de documentos, por lo que comenzarás esta acción combinando archivos.

• Elige "Preguntar cuando se inicie la acción" en el menú "Guardar en". Cuando se ejecute la acción, Acrobat solicitará al usuario que especifique una ubicación para el archivo guardado.

Añadiendo pasos a una acción

Ahora estás listo para agregar los pasos.

• Expande el panel "Páginas" en el lado izquierdo del cuadro de diálogo y selecciona "Encabezado y pie de página (Agregar)".
• El paso "Encabezado y pie de página (Agregar)" aparecerá en el panel derecho.
• Selecciona "Solicitar al usuario" en el lado derecho del paso. Cuando se ejecute la acción, el usuario podrá personalizar el encabezado o pie de página para la presentación.
• El siguiente paso es agregar archivos de video. No hay un paso específico para agregar video en el cuadro de diálogo "Crear nueva acción", así que añadirás un paso de instrucción para el usuario.
• Haz clic en "Agregar paso de instrucción".

• Escribe "Agregar video" en el cuadro de texto "Nombre del paso" en el cuadro de diálogo "Agregar/Editar instrucciones".
• En el cuadro de texto "Instrucciones", escribe: "Agregar archivos de video según corresponda. Para agregar un video, elige Multimedia > Video en el panel de contenido, dibuja un cuadro en la página, y selecciona el archivo de video y cualquier configuración. Luego haz clic en Guardar". 
• Puedes agregar tanta información como desees en un paso de instrucción. Si compartes tu acción con personas menos familiarizadas con Acrobat, considera proporcionar pasos detallados. Si estás creando una acción para ti mismo, un recordatorio como "Agregar video" puede ser suficiente.
• Expande el panel "Procesamiento de documentos" en el lado izquierdo y haz clic en "Transiciones de página".
• Haz clic en el botón de opciones en el paso "Transiciones de página".
• Elige "Disolver" en el menú "Transición" y luego elige "Medio" en el menú "Velocidad". Luego haz clic en "Aceptar".
• Asegúrate de que "Solicitar al usuario" no esté seleccionado en el paso "Transiciones de página".
• Acrobat aplicará automáticamente las opciones que selecciones para el paso "Transiciones de página", sin solicitar al usuario.
• Haz clic en "Establecer opciones de apertura" en el panel "Procesamiento de documentos". Haz clic en el botón de opciones en el nuevo paso. En el cuadro de diálogo "Establecer opciones de apertura", elige "Sí" en el menú "Abrir en modo de pantalla completa". Haz clic en "Aceptar".
• Expande el panel "Protección" y luego haz clic en "Cifrar". Selecciona "Solicitar al usuario" en el paso "Cifrar" para que cada usuario pueda establecer una contraseña individual.

Guardando una acción

Cuando hayas agregado todos los pasos, confirmado que están en el orden adecuado y especificado las opciones deseadas, guarda y nombra la acción.

• Haz clic en "Guardar".
• Nombra la acción "Preparar presentación multimedia".
• Para la descripción de la acción, escribe: "Combinar archivos para una presentación en modo de pantalla completa con transiciones de página". Luego haz clic en "Guardar".
• Da nombres a las acciones que te ayuden a recordar qué hacen. Es una buena idea, especialmente si vas a compartir la acción, describir el resultado de la acción o cuándo usarla, como cuando preparas documentos para un cliente o propósito particular.

Probando una acción

Has creado una acción. Ahora la probarás para asegurarte de que funciona como esperas. Crearás una presentación multimedia para una empresa ficticia de bebidas.

• En el panel "Asistente de acciones", selecciona "Preparar presentación multimedia". (Si no la ves, haz clic en "Más acciones" para ver acciones adicionales). Aparecerán la descripción de la acción y los pasos.
• Haz clic en "Siguiente".
• En el cuadro de diálogo "Seleccionar archivos", haz clic en "Agregar archivos" y luego elige "Agregar archivos" del menú. Navega a la carpeta Lesson11 y luego presiona Ctrl-clic (Windows) o Command-clic (Mac OS) para seleccionar los archivos "Aquo_Bottle_Ad.pdf", "Aquo_CEO.pdf" y "Aquo_FAQ.pdf". Haz clic en "Agregar archivos".
• Ordena los archivos de manera que el archivo "Aquo_Bottle_Ad.pdf" sea el primero, seguido por "Aquo_FAQ.pdf" y luego "Aquo_CEO.pdf". Para mover un archivo hacia arriba en el orden, selecciónalo y haz clic en "Mover hacia arriba". Para mover un archivo hacia abajo, selecciónalo y haz clic en "Mover hacia abajo".

Añadiendo pasos a una acción

Este es el orden en el que aparecerán los archivos en la presentación final.

• Haz clic en "Siguiente" para combinar los archivos y pasar al primer paso de la acción.
• En el cuadro de diálogo "Agregar encabezado y pie de página", haz clic en un punto de inserción en el cuadro de texto del encabezado izquierdo y escribe "Reunión de accionistas de Aquo 2012". Haz clic en "Aceptar".
• Aparecerá en la pantalla el paso de instrucción que creaste. Ahora agregarás un video.
• Abre el panel "Contenido" en el panel de herramientas y elige Multimedia > Video. Dibuja un cuadro sobre la mitad derecha de la página del anuncio de la botella (la primera página del documento). Haz clic en "Elegir" o "Buscar", selecciona el archivo "Aquo_T03_Loop.flv" de la carpeta Lesson11 y haz clic en "Abrir". Luego haz clic en "Aceptar".
• Haz clic en el botón de reproducción para previsualizar el archivo de video. Cuando termines, haz clic en el botón de pausa para detenerlo. Luego haz clic en "Siguiente paso" en el paso de instrucción para continuar con la acción.
• Acrobat realiza automáticamente los dos siguientes pasos—agregar transiciones de página y configurar la presentación para abrirse en modo de pantalla completa—ya que no se requiere ninguna entrada.
• El paso final es agregar una contraseña, lo que sí requiere intervención del usuario.
• En el cuadro de diálogo "Seguridad del documento", elige "Seguridad con contraseña" en el menú "Método de seguridad". En el área "Permisos" del cuadro de diálogo "Configuración de seguridad con contraseña", selecciona "Restringir edición e impresión del documento". En el cuadro "Cambiar contraseña de permisos", ingresa "Aquo1234" como la contraseña. Luego haz clic en "Aceptar".
• Haz clic en "Aceptar" en el cuadro de diálogo informativo, ingresa la contraseña nuevamente cuando se te pida y luego haz clic en "Aceptar". Haz clic en "Cerrar" para cerrar el cuadro de diálogo "Seguridad del documento".
• En el cuadro de diálogo "Guardar como", nombra el archivo de la presentación "Aquo_meeting.pdf". Haz clic en "Guardar".
• Acrobat informa que la acción "Preparar presentación multimedia" se ha completado.
• Haz clic en "Cerrar". Cierra el archivo del documento. Si deseas ver la presentación en modo de pantalla completa con su encabezado y transiciones de página, abre el archivo en Acrobat. Cuando hayas visto la presentación, presiona "Escape" para salir del modo de pantalla completa y luego cierra el archivo.

Evitando la advertencia de modo de pantalla completa

Por defecto, Acrobat te advierte cuando un archivo PDF está configurado para abrirse en modo de pantalla completa, porque es posible que programadores malintencionados creen archivos PDF que parezcan ser otras aplicaciones. Si haces clic en "Recordar mi elección para este documento", Acrobat no mostrará la advertencia nuevamente cuando abras la presentación en esta computadora. Si estás presentando material en tu propia computadora, puedes cambiar la preferencia para que Acrobat no muestre la advertencia al comienzo de tu presentación. Para cambiar la preferencia, elige "Editar > Preferencias" (Windows) o "Acrobat > Preferencias" (Mac OS), y luego haz clic en "Pantalla completa" en el lado izquierdo. Deselecciona la opción "Advertir cuando el documento solicite pantalla completa".

Compartiendo acciones

Puedes compartir las acciones que creas o editas con otros usuarios.

• Elige "Archivo > Asistente de acciones > Editar acciones".
• Selecciona la acción "Preparar presentación multimedia" y haz clic en "Exportar".
• Nombra la acción "Preparar presentación multimedia" (el nombre predeterminado), guárdala en la carpeta Lesson11 y haz clic en "Guardar".
• El archivo de la acción se guarda con una extensión .sequ. Puedes copiar archivos .sequ o enviarlos por correo electrónico a otros usuarios. Para abrir un archivo .sequ que alguien te haya enviado, haz clic en "Importar" en el cuadro de diálogo "Editar acciones" y selecciona el archivo de la acción.
• Haz clic en "Cerrar" para cerrar el cuadro de diálogo "Editar acciones". Luego cierra cualquier documento abierto y cierra Acrobat.

Preguntas de revisión

• ¿Qué es una acción en Acrobat X Pro?
• ¿Cómo puedes crear un paso en una acción si el paso no está disponible en el panel izquierdo del cuadro de diálogo "Crear nueva acción"?
• ¿Cómo puedes compartir una acción con otros?

Respuestas de revisión

• Una acción es una colección de pasos: algunos pasos, como agregar etiquetas a un documento, pueden realizarse automáticamente por Acrobat. Otros pasos, como eliminar información oculta, requieren la intervención del usuario para determinar qué eliminar o agregar, o qué configuraciones usar. Otros pasos, como agregar marcadores, no pueden realizarse automáticamente porque requieren discreción humana para crear y nombrar los marcadores.
• Para incluir un paso que no está predefinido en Acrobat, haz clic en "Agregar paso de instrucción" y luego escribe las instrucciones para el usuario.
• Para compartir una acción, elige "Archivo > Asistente de acciones > Editar acciones", selecciona la acción que deseas compartir y haz clic en "Exportar". Luego, envía el archivo .sequ resultante a la persona con la que deseas compartir la acción.